المدير العام
عدد الرسائل : 6594
السٌّمعَة : 7
نقاط : 6350
تاريخ التسجيل : 25/01/2007
 | | موضوع: أكسيس 2003 كل شىء الخميس 10 يناير - 17:06 | |
| تم تحميل الملف من موقع
البوصلة التقنية
www.boosla.com
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
دورة
ت
ا ا م إدارة
أآ و
Database Management System
Microsoft Access 2003
الجمهورية العربية السورية
وزارة النقل
الشركة العامة للطرق و الجسور
مديرية المعلوماتية و التدريب والتأهيل
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
مدخل
هي عبارة عن تجميع لكمية كبيرة من المعلومات أو البيانات و عرضها بطريقة :(Database) قواعد البيانات
أو أكثر ليسهل الاستفادة منها .
تشترك معظم أنظمة قواعد البيانات في مجموعة من الوظائف منها :
١- إضافة بيانات إلى ملف القاعدة
٢- حذف بيانات
٣- تعديل بيانات
٤- ترتيب و تنظيم بيانات
٥- عرض البيانات على شكل تقارير أو نماذج.
هنالك العديد من أنظمة قواعد البيانات الشهيرة مثل :
SQL Server, Oracle, Microsoft Access
Microsoft Access سوف نتناول في هذه الدورة برنامج
Microsoft Access مدخل إلى ٢٠٠٣
هو برنامج من أشهر قواعد البيانات يستخدم في ترتيب قواعد البيانات وإدارا واستخراج النتائج و الاستفسارات
اللازمة
يطلق عليه اسم قواعد البيانات العلائقية أي تكون فيها الجداول مترابطة مع بعضها بعلاقات في حقل واحد أو أكثر
يحتوي البرنامج على كائنات تستخدم لعرض المعلومات و إدارا مثل :الجداول و الاستعلامات والنماذج والتقارير
و وحدات الماكرو .
هو برنامج لإنشاء و تصميم قواعد بيانات يمكنك Microsoft Access - ميكروسوفت أكسس
مما يلي :
• تسجيل أسماء أشخاص و عناوينهم وأرقام هواتفهم..... .
• تسجيل المبيعات و المشتريات و استخراج فواتير متنوعة.
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
• تسجيل بيانات و درجات طلاب و استخراج نتائجهم.
• مرضى وبيانام الشخصية .
• فهارس كتب ومكتبات و إعارا .
• عاملين في المؤسسات و تقارير بالمستحقات و الإجازات .
• اتصالات إدارية (صادر و وارد) .
• مكاتب سفريات وحجوزات .
• تسجيل تبرعات ومصروفات و أنشطة خيرية .
• فهارس مكتبات صوتية (أشرطة فيديو و صوت ) .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
برنامج مايكروسوفت أكسس
Microsoft Access
: Access تشغيل و إاء 2003
Microsoft office - من قائمة ابدأ نختار برامج و من ثم خيار
Access نختار برنامج أكسس
- ضمن إي مجلد يمكن أن ننقر بزر الفأرة الأيمن فتظهر لنا نافذة الأوامر نختار منها الأمر جديد ومن ثم نختار
Access ملف أكسس
وبمجرد تشغيل البرنامج يتم فتح نافذة حوار الشروع في العمل في يسار الشاشة تحتوي على :
فتح : يحوي آخر أربع ملفات سابقة تم التعامل معها و أيضًا خيارات أكثر من ذلك نستطيع من خلالها
فتح ملف منشأ سابقًا أيا كان موقعه .
إنشاء ملف جديد .
الذي بدوره يظهر لنا نافذة أخرى إلى اليسار تحتوي عدة خيارات نأخذ منها خيار إنشاء قاعدة بيانات فارغة
فتظهر نافذة تطالبنا بحفظ هذه القاعدة
بميزة حفظ القاعدة بمجرد تسميتها ويتم أيضًا حفظ أي سجل بمجرد إدخاله Access يمتاز برنامج 2003
ولكن إذا قمت بعمل أي تغيرات في تصميم جدول أو نموذج أو تقرير وقمت بإغلاقه يظهر مربع حوار مفاده
هل تريد حفظ التغيرات أم لا .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
بعد ذلك تظهر لنا شاشة البرنامج والتي تتكون من :
يحوي مجموعة من القوائم التي تحتوي بدورها على مجموعة من الأوامر : Menu Bar أ. شريط القوائم
التي تساعد المستخدم .
تحت الشريط السابق يحوي على أزرار و رموز تستخدم بديلا : Tool Bar ب . شريط الأدوات القياسي
للأوامر .
أسفل الشاشة يحوي على بعض المعلومات عن الملف المفتوح : status Bar ت . شريط المعلومات
:اسمه،عدد السجلات ....
ث . منطقة العمل : هي بيئة العمل التي تظهر فيها كائنات قاعدة البيانات مثل الجداول والاستعلامات ....
ج . كما تحتوي على شريط الويندوز المعروف الذي يحوي بدوره على زر الإغلاق ،زر تكبير وتصغير ،زر
الإخفاء في شريط المهام .
إاء البرنامج يتم إحدى الطرق التالية : - قائمة ملف الأمر إاء .
. ALT + F4 -
- نقر مزدوج على مربع قائمة التحكم .
- نقر على زر الإغلاق .
شريط القوائم
MENU BAR
قائمة ملف :
تحوي هذه القائمة على العديد من الأوامر مثل :
. CTRL + N " - جديد " إنشاء ملف جديد
. CTRL + O " - فتح " فتح ملف سابق
- إغلاق " لإغلاق نافذة العمل " .
. CTRL + S " - حفظ " لحفظ الملف
. CTRL + P " - طباعة " طباعة الملف
- إاء " لإغلاق البرنامج " .
قائمة تحرير :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
تحوي هذه القائمة على العديد من الأوامر مثل :
- التراجع " للتراجع عن آخر عملية تم تنفيذها " .
- قص " لقص البيانات" .
- نسخ " نسخ البيانات" .
. " CTRL + V - لصق " لصق البيانات المنسوخة أو المقصوصة
- حذف " لحذف البيانات " .
. " F - إعادة تسمية " 2
قائمة عرض :
تحوي هذه القائمة على العديد من الأوامر مثل :
- كائنات قاعدة البيانات " جداول،استعلامات،نماذج...." .
- طريقة عرض الكائنات (صغيرة،كبيرة،قائمة،قائمة،تفاصيل) .
- ترتيب الرموز "حسب الاسم ، النوع .... " .
- جزء المهام " نافذة الشروع بالعمل (ذكرت سابقًا) " .
- أشرطة الأدوات "لاختيار الشريط المراد إظهاره " .
. " F - تحديث " لتحديث البيانات 5
قائمة إدراج :
وهي أهم القوائم يمكن من خلالها إدراج كائنات القاعدة (جداول،استعلامات.... ) أو نموذج تلقائي أو
تقرير تلقائي .
قائمة أدوات :
أهم الأوامر فيها :
- تدقيق الإملائي " يصحح الأخطاء الإملائية " .
- علاقات وهو أهم الأوامر "لإنشاء علاقات بين الجداول " .
- تخصيص .
- خيارات .
قائمة إطار :
في حال فتح أكثر من قاعدة بيانات تستخدم هذه القائمة للترتيب طرق عرض هذه القواعد (تجانب أفقي ،
تجانب عمودي ، تتالي ، ترتيب الرموز ) .
و أيضًا أخفاء أو إظهار أحد هذه القواعد .
قائمة تعليمات :
للحصول على حول البرنامج و إظهار مساعد أوفيس .
ملاحظة هامة : هنالك العديد من القوائم التي تظهر فيما بعد بحسب نوع الكائن الذي نتعامل معه فعندما نعمل
على الجداول تضاف قائمة سجلات وفي الاستعلامات تضاف قائمة جديدة هي قائمة استعلام .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
نافذة العمل
• في الشريط العلوي أوامر هي : فتح ، تصميم ، جديد ، حذف ، بالإضافة إلى أشكال العرض ضمن
هذه النافذة( رموز كبيرة ، صغيرة ، قائمة ، تفاصيل ) .
• إن الأمر جديد يمنحنا خيارات أوسع لإنشاء الجداول مثل استيراد جدول و ربط جدول وهذان الخياران
قائمان على إحضار البيانات من قواعد بيانات أخرى خارجية للتعامل معها .
بعرض جداول البيانات بطريقتين : Access يسمح برنامج أكسس ٢٠٠٣
١. طريقة عرض التصميم : حيث يظهر فيها أسماء الحقول وخصائصها .
٢. طريقة عرض صفحة البيانات : حيث يظهر فيها البيانات المسجلة بالجدول .
• ويتم التبديل بين طريقتي العرض عن طريق الضغط على زر (عرض الجدول) الموجود في أقصى اليسار من
شريط الأدوات .
واختيار طريقة العرض . أو عن طريق فتح قائمة عرض ثم اختر طريقة العرض .
• إلى يمين النافذة توجد الكائنات وهي :
- الجداول : وهي مكان تخزين البيانات في القاعدة تتكون من حقول و أعمدة.
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
- الاستعلامات : للاستعلام عن بيانات محددة بتطبيق معايير خاصة عليها ، أو كائنات لتنفيذ عمليات على
البيانات في الجداول كحذف سجلات أو تحديثها أو إلحاقها ...
- النماذج : مكان تسجيل البيانات التي ترغب بحفظها في الجداول ، و تحريرها .
- التقارير : وهي كائنات عرض وطباعة بأشكال وطرق وتنسيقات متعددة .
منفصلة عن القاعدة وذلك لعرضها على HTML - الصفحات : تعرض البيانات في ملفات من نوع
شبكة الإنترنت .
- وحدات الماكرو : كائن يمكن من خلاله وضع أمر أو عدة أوامر أو إجراءات من أجل تنفيذها .
- الوحدات النمطية : مكان تخزين الأوامر و الإجراءات ليتم تنفيذها أو استدعاؤها بأكثر من طريقة
وتختلف عن الماكرو بإمكانية التحكم ا بشكل أكبر و أا ذات إمكانية أوسع و أدق وتحكم أكثر فيها .
مفهوم الجدول وبنيته :
تخزن المعلومات المطلوبة لقاعدة البيانات داخل جداول وتوضع هذه الجداول على أحد وسائط التخزين المساعدة
. CD مثل القرص الصلب أو ال
الحقل :
هو مجموعة من الرموز المتحدة مع بعضها البعض لوصف سمة شيء ما ، وقد تكون هذه الرموز (هجائية أو رقمية
أو رقمية هجائية أو علامات خاصة) .
السجل :
هو مجموعة من مفردات البيانات ( الحقول ) تتعلق بشيء واحد تتجمع مع بعضها البعض ( مكونة سجلا ) ولكل
سجل مفتاح فريد أو رقم خاص .
مفتاح السجل: هو الحقل المستخدم لتعريف السجل ، وهناك نوعان من المفاتيح :
١. المفتاح الرئيسي : وهو المفتاح الذي يعرف سجل بشكل وحيد ومنفرد .
٢. المفاتح الثانوي : وهو العنصر الذي يعرف عدد من السجلات في مجموعة تشترك بخاصية معينة .
الجدول :
هو مجموعة من السجلات التي تتعلق ببعضها البعض . وكل سجل يعون بمفتاح يستخدم للتميز بين السجلات .
*تحتل السجلات السطور وتحتل الحقول الأعمدة داخل الجدول .
مثال لما ذكر :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
العمليات التي يتم تنفيذها على الجدول :
١- جديد : هي عملية إدخال سجل جديد إلى جدول .
٢- تعديل : هي عملية تحديث على البيانات الموجودة في سجل ما .
٣- قراءة الجدول بالكامل : هي عملية استعراض جميع السجلات الموجودة داخله .
٤- السجل التالي : هي عملية نقل مؤشر السجلات إلى آخر سجل موجود في اية الجدول .
٥- السجل الأخير : هي عملية نقل مؤشر السجلات إلى آخر سجل موجود في اية الجدول
٦- السجل السابق: هي عملية نقل مؤشر السجلات إلى السجل الموجود قبله .
٧- السجل الأول : هي عملية نقل مؤشر السجلات إلى أول سجل موجود في بداية الجدول.
٨- إلغاء : هي عملية حذف السجل منطقيا أي يمكن استرجاعه في أي وقت كان .
٩- حذف : هي عملية حذف السجل فيزيائيا أي لا يمكن استرجاعه .
١٠ - الفرز: هي عملية ترتيب السجلات داخل الجدول حسب حقل واحد أو أكثر ويمكن أن يكون
الفرز تصاعديا أو تنازليا .
١١ - بحث : هي عملية الوصول إلى السجل المطلوب لقراءته أو عرضه ، وذلك حسب حقل ما .
١٢ - التصفية : هي عملية الحصول على سجل أو مجموعة من السجلات وذلك حسب شرط معين
مركب من حقل أو عدة حقول .
تحليل قاعدة البيانات
تحليل النظم :
قبل البدء بتصميم جداول قاعدة البيانات علينا نحدد الأهداف من هذه القاعدة .
الخطوة الأولى :
تكوين فكرة عامة عن المشروع ككل مثل ذاتية موظف أو بيانات طالب .
الخطوة الثانية : تصور شكل التقارير :
بعد تكوين الفكرة العامة عن المشروع يمكن وضع تصور لشكل التقارير .
ج التدريس قائمة المدرسين
قائمة بدرجات الطلاب قائمة المواد التي تدرس
رواتب المدرسين قائمة الطلاب الأوائل
الخطوة الثالثة : تحديد البيانات المطلوبة :
نحدد ما هو المطلوب من قاعدة البيانات ، والهدف من ذلك تحديد الحقول التي سيتم من خلالها حفظ البيانات .
من المشكلات الشائعة في تصميم الجداول :
١- وجود عدد كبير من الحقول بعضها لا يرتبط بالبعض الآخر وهي حالة تدل على وجوب فصل هذه الحقول في
جدول مستقل .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
٢- وجود حقول تترك خالية أثناء ملأ البيانات ، وهي دليل على أن هذه الحقول يجب وضعها مع جدول آخر .
٣- وجود جداول عديدة في كل منها حقول متشابه .
الخطوة الرابعة : (العلاقات) :
بمجرد الانتهاء من تحديد الجداول والحقول ، يجب تحديد كيف سيتم ربط هذه الجداول ببعضها لاستخراج البيانات
ملاحظات حول العلاقات وبنائها :
- عند بناء علاقة بين جدولين اعتمادًا على حقلين فيهما يجب أن يكون كلا الحقلين من نفس نوع المعطيات
ونفس الحجم ، أي حتى ولو كان الحقلين رقمين يجب أن يكون كلاهما بنفس الحجم .
- يجب إنشاء العلاقة فور الانتهاء من تصميم الجداول ( أي والجداول فارغة ) قد يكون هناك اختلاف في
سجلات الحقول التي ستبنى عليها العلاقة .
- عند جعل أحد الحقول مفتاحا أساسيا فإن هذا الحقل سيصبح مفهرس و بدون تكرار تلقائيا .
- الخيار فرض التكامل المرجعي ضروري لإنجاح العلاقة و لنحصل على ثمرة من هذه العلاقة لأنني عندما
أريد أن أحذف موظف ما يجب أن نحذف مكافآته تلقائيا .
الخطوة الخامسة ( تصميم النماذج ) :
تحديد الجدول أو الاستعلام الذي يمد النموذج بالبيانات ، تحديد الحقول التي تظهر في النموذج ( قد لا تظهر جميع
حقول الجدول أو الاستعلام في النموذج ) أيضًا شكل النموذج وترتيب الحقول بداخله و إضافة عناصر تسهيل
العمل ( القوائم وأزرار الأوامر)
الخطوة السادسة ( أتمتة العمل ) :
وهي الخطوة الأخيرة في تصميم قاعدة البيانات ويتم من خلالها إعداد قاعدة بيانات لاستخدامها بواسطة أي
وللتحكم في قاعدة البيانات بشكل متكامل . Access شخص من العاملين حتى لو كان لا يجيد استخدام
طرق إنشاء الجدول :
إنشاء جدول بطريقة عرض التصميم :
إما بالنقر المزدوج على ذلك الخيار أو عن طريق الأمر جديد فيظهر مربع حوار نأخذ منه خيار طريقة عرض
التصميم
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
من خلال الجدول نلاحظ وجود ثلاثة حقول تساعد في إنشاء الجدول( اسم الحقل ، نوع البيانات ، الوصف).
اسم الحقل :
نقوم بتسمية الحقل بعدد من الأحرف وفق قواعد تسمية الحقل : أسماء الحقول ، وكل الكائنات الأخرى في
يمكن أن تصل إلى ٦٤ حرفا من الممكن أن تحتوي بداخلها على مسافات أو أي رموز ماعدا النقطة (.) Access
، وعلامة التعجب (!) ، والأقواس المربعة ([] ) ، والعالمة (' ) من الأفضل استخدام الأسماء القصيرة لسهولة
التذكر.
نوع البيانات :
بالنقر على الخلية الموجودة في حقل نوع البيانات تنسدل لنا قائمة أنواع البيانات كما في الشكل :
كما يشرح الجدول التالي هذه الأنواع :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
نوع الحقل يستخدم في مثال
نص
يقبل نصوص أو أرقام مثل الأسماء ، أرقام الهواتف ، الرموز البريدية ، بيانات
و يمكن كتابة ٢٥٥ حرف داخل الحقل اسم Code التعريف
مذكرة
نص طويل يستخدم في كتابة الملاحظات والتعليقات ويصل طوله إلى
٦٤٠٠٠ حرف في السجل الواحد . وصف
رقم يقبل البيانات الرقمية (الأعداد الصحيحة و الكسرية) . ٥
٢٠٠٨/١/ تاريخ / وقت يضع التاريخ أو الوقت في صورة من الأشكال المتعارف عليها . ١
١٠:١٥:٢٠
عملة
رموز النقود سواء Access الأرقام التي تمثل مبالغ نقدية ويضيف إليها
ل.س أو يورو .. ويكون طول الحقل الافتراضي ١٥ رقم + ٤ أرقام عشرية
.
ل.س
دولار
يورو
ترقيم تلقائي
عداد متتالي يزداد تلقائيا دون تدخل من المستخدم مثل أرقام الفواتير وأرقام
استمارات تسجيل .. ١٢٣٤
نعم / لا يحتوي بيانات تحتمل قيمة من اثنتين مثل صح أو خطأ – نعم أو لا . صح/خطأ
كائن
Object Linked and Embedded اختصار OLE ويرمز له
ويقصد به الكائنات المستقلة مثل الصور والأشكال البيانية والتي يتم إنشائها
. Access أصلا بواسطة برامج أخرى ثم ربطها مع
ارتباط تشعبي وصلة لموقع على شبكة الانترنت .
معالج البحث يسمح للمستخدم بإنشاء قائمة ليختار قيمة من جدول آخر لكل سجل .
وعند تحيد نوع البيانات التي نريد التعامل معها فإن لهذه البيانات خصائص تظهر في الزاوية اليمنى في الأسفل كما
في الشكل التالي :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
ما هي خصائص الحقول ؟
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل
عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي
:
- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه
في الحقل من النوع " رقم ".
- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .
- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر
إلى يمين الفاصلة العشرية.
- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف.
- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بد ً لا من اسم الحقل في نمط طريقة
عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير.
- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائيًا في حقل إذا لم يتم تغييرها.
- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة.
- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة.
- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية.
- السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول
النص صفرًا أو فارغًا أو سلسلة رمزية نصية.
- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرسًا أم لا.
يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه . : Unicode - ضغط
وعند الانتهاء من تحديد حقول الجدول ونوع البيانات نقوم بإغلاق الجدول فيظهر لنا مربع حوار يطالب بحفظ
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
الجدول وقبل الانتهاء من عملية الحفظ يظهر لنا البرنامج مربع حوار تنبيه إلى أنه لا يوجد مفتاح أساسي وهو حقل
واحد أو أكثر تعرف قيمه كل سجل في الجدول بشكل فريد كما في الشكل :
أما إذا أردنا وضع المفتاح الأساسي يدويًا نحدد السجل المراد وضعه عليه يتم بعدة طرق :
- إما من شريط الأدوات القياسي نختار رمز على شكل مفتاح .
- أو من قائمة تحرير نختار مفتاح أساسي .
- أو ننقر يمينية على السجل فتظهر قائمة الأوامر نختار مفتاح أساسي .
لماذا يطلب أكسس دائمًا تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل هو ضروري ؟
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :
- إذا كان هناك ضرورة لاستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .
- الحاجة لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟
- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .
- بناء علاقات بين الجداول .
لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل مفتاح أساسي Access - عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن
.
بعد تعيين المفتاح الأساسي للجدول يقوم البرنامج بإتمام عملية الحفظ ووضعه ضمن الجداول في نافذة العمل
و لإدخال البيانات فيه نقوم بفتحه وتعبئة السجلات فيه .
تعديل الجدول
قبل القيام بعملية تعديل الجدول يجب أن يتم فتح الجدول بطريقة عرض التصميم .
تعديل الحقول وخصائصها : ♦
١. بعد عرض الجدول بطريقة عرض التصميم من عمود اسم انقر على اسم أي حقل لاختياره ، وقم بتعديل ما
تريد .
٢. من عمود نوع البيانات قم بتعديل نوع بيانات الحقل .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
٣. في مربع خصائص الحقل الذي يظهر بالأسفل قم بتغيير الخاصية التي تريدها سواءً بنقر مربع الكتابة الذي
يظهر أمام الخاصية أو من خلال القوائم المنسدلة .
إضافة حقول جديدة : ♦
١. اختر الحقل الذي ترغب في إضافة حقل جديد قبله .
٢. من شريط الأدوات انقر زر إدراج صفوف حيث يظهر صفًا خاليًا من البيانات .
٣. اكتب اسم الحقل ونوع البيانات .
حذف حقول من الجدول : ♦
١. اختر الحقل الذي ترغب في حذفه .
ولحذف الحقل في طريقة عرض Del ٢. من شريط الأدوات انقر زر حذف صفوف ، أو اضغط مفتاح
التصميم :
أ) اختر العمود الخاص بالحقل الذي ترغب في حذفه .
ب) افتح قائمة تحرير ثم اختر الأمر حذف عمود .
ج) تظهر رسالة تحذيرية اختر نعم لتأكيد الحذف .
إدخال سجل إلى جدول : ♦
- افتح الجدول في طريقة عرض التصميم .
بمجرد كتابة آخر سجل في الجدول يتم فتح سجل جديدًا تحته انتظارًا لكتابة سجل آخر ، ويتم حفظ السجل
بمجرد الانتقال إلى سجل جديد . وأثناء إضافة السجلات تظهر رموز على يمين السجل وهذه الرموز هي:
يعني هذا الرمز أن هذا السجل هو الحالي .
يظهر هذا الرمز أثناء الإدخال والتحرير
يعني هذا الرمز إضافة سجل جديد
اختيار السجلات : ♦
١. لاختيار سجل بالكامل و جه المؤشر إلى يمين السجل وعندما يتحول المؤشر إلى سهم أسود ، انقر زر الفأرة
الأيسر .
واستمر ضاغطًا أثناء اختيار باقي Shift ٢. لاختيار سجلات متجاورة اختر أول سجل ثم اضغط مفتاح
السجلات ، أو استخدم الفأرة باختيار السجل الأول ثم السحب .
٣. لاختيار كل السجلات افتح قائمة تحرير ثم اختار تحديد كافة السجلات .
حذف السجلات : ♦
أو نختار الأمر حذف أو حذف سجل من قائمة Del اختر السجل أو السجلات المطلوبة اضغط مفتاح
تحرير .
ملاحظة هامة : الفرق بين أمر حذف و حذف سجل في حال حددنا
السجل بالكامل فلا فرق بينهما أما في حال حددنا جزءًا من السجل فإن الأمر حذف يقوم بحذف النص
فقط ، أما في حذف سجل فيحذف السجل بالكامل .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
نقل ونسخ البيانات : ♦
١. اختر البيانات التي تريد نسخها سواءً كانت خلية أو سجل أو مجموعة سجلات .
٢. ثم اختر الأمر نسخ من شريط الأدوات أو من الأوامر التي تظهر بنقرة يمينية للفأرة .
٣. نحدد المكان الذي سوف تنسخ إليه البيانات .
٤.نختار الأمر لصق من شريط الأدوات أو من الأوامر التي تظهر بنقرة يمينية للفأرة .
الانتقال داخل الجدول : ♦
١) يمكن استخدام الفأرة لاختيار أي حقل أو سجل .
٢) يمكن استخدام لوحة المفاتيح للتنقل داخل الجدول .
تنسيق الجدول
تغيير عرض الأعمدة : ♦
عرض الأعمدة في صفحة البيانات بصورة متساوية ، وبالتالي يترك Access في الحالة الافتراضية يضبط
بعضها عريضًا جدًا وبعضها الآخر ضيق ولتجنب تلك المشكلة نقوم بتغيير عرض العمود حسب الحاجة وذلك
بأن نضع مؤشر الفأرة على النافذة في يمين العمود المطلوب تغيير عرضه فيتحول المؤشر إلى خط عمودي و به
سهمان على الشكل التالي بعد ذلك نضغط رز الفأرة مع الاستمرار بالضغط ونسحب المؤشر إما لليمين
أو اليسار لكي نزيد أو نقلل من عرض العمود .
أو نقوم بضبطه من قائمة تنسيق ،عرض العمود وذلك بإدخال قيمة في خانة عرض العمود كما في الشكل
أو نقوم باختيار الاحتواء الأفضل وذلك لضبط حجم العمود ليتناسب تمامًا مع البيانات الموجودة به .
بعد ذلك انقر زر موافق .
تغيير ارتفاع الصفوف : ♦
نوجه المؤشر إلى عمود اختيار السجل ثم ثبته على أي خط من الخطوط الشبكية التي تظهر تحت السطور ،
فيتحول المؤشر إلى سهم برأسين للأعلى و للأسفل وله الشكل التالي ، اسحب السهم لأسفل لتزيد من
ارتفاع السطور أو تنقصها .
أو نقوم بضبطه من قائمة تنسيق ،ارتفاع الصف وذلك بإدخال قيمة في خانة ارتفاع الصف كما في الشكل
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
ومن ثم نضغط على زر موافق
إعادة ترتيب الأعمدة :نقل عمود من مكان إلى آخر ضمن صفحة البيانا ت بدون أي تأثير على ♦
التصميم وذلك بعد تحديد العمود وسحبه إلى المكان الجديد أثناء ذلك يتحول المؤشر إلى سهم
بجواره مستطيل صغير .
تغيير خط الكتابة : ♦
إن اختيار الخط الذي نريد سوف يؤثر على كل بيانات الجدول ولن يؤثر على الخط الموجود في النماذج
والتقارير .
لاختيار خط اتبع ما يلي :
١. افتح قائمة تنسيق ثم اختر أمر خط فيظهر مربع حوار خط .
٢. من خانة الخط حدد نوع الخط المطلوب .
٣. من خانة النمط حدد النمط الذي تريده .
٤. من خانة الحجم حدد الحجم الذي تريده .
٥. من خانة اللون حدد اللون الذي تريده .
٦. انقر زر موافق .
تجميد الأعمدة وإعادة تحريرها : ♦
تستخدم فكرة تجميد الأعمدة لتثبيت حقل معين أثناء طي الشاشة لرؤية الحقول الأخ يرة من الشاشة مع الحقل
الأول مث ً لا . لعمل ذلك نختار العمود الذي تريد تجميده ومن ثم نفتح قائمة تنسيق ثم نختر تجمي د أعمدة من
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
القائمة المنسدلة أو من القائمة المختصرة للعمود المحدد ويمكن تجميد أكثر من عمو د بنفس الوقت باستخدام
. CTRL المفتاح
انقر شريط التمرير الأفقي إلى الجهة المعاكسة للعمود الذي اخترت تجميده . سوف ترى بأن العمود الذي اختر
تجميده سوف يبقى ثابتًا وبقية الأعمدة سوف تتحرك .
لإزالة التجميد ، افتح قائمة تنسيق ثم اختر تحرير كافة الأعمدة من القائمة المنسدلة .
إعطاء صفحة البيانات شكل ثلاثي الأبعاد : ♦
من قائمة تنسيق ،نختر ورقة بيانات فيظهر مربع حوار خاص بتأثيرات الشبكة نحدد من خلاله التأثيرات المطلوبة :
مث ً لا نختار بارز أو غاطس لتأثيرات الخلية ، أفقي وعمودي لإظهار خطوط الشبكة المعروضة ، نحدد لون الخلفية
ولون خطوط الشبكة ، أنماط الحدود والأسطر .
يتم إدخال البيانات في الجدول بعد فتح الجدول إما بالنقر المزدوج على الجدول أو نحدد الجدول ثم
بالضغط على زر فتح و لك من علامة التبويب جداول في إطار قاعدة البيانات ( أي نافذة العمل ) .
يتم إدخال السجلات كتالي: نضغط على أول خلية خالية في العمود الأول ونكتب القيمة ومن ثم
للانتقال للحقل التالي و نكتب القيمة وهكذا إلى أن نصل إلى اية السجل أي TAB نضغط مفتاح
يؤدي إلى نقل نقطة الإدراج إلى أول حقل في TAB آخر خلية وبعد ذلك فإن الضغط على مفتاح
الصف الثاني لإدخال سج ً لا جديدًا .
لإدراج التاريخ الحالي . CTRL + ; : هنالك بعض الاختصارات لإدخال البيانات وهي
لتكرار القيمة من نفس الحقل في السجل السابق . CTRL + ‘
يتم طباعة الجدول بالضغط على زر طباعة من شريط الأدوات أو من قائمة ملف .
يتم استبدال محتويات خلية بالكامل وذلك بوضع مؤشر الفأرة عند الحافة اليمنى للحقل فيتحول المؤشر
إلى إشارة + فنضغط مرة واحدة لتتحدد محتويات الخلية بالكامل ثم نكتب البيانات الجديدة .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
عندها I أما في حال لا نريد استبدال المحتويات كلها نقوم بوضع المؤشر بالخلية فيتحول إلى شكل
نستخدم الأسهم في لوحة المفاتيح لنقل نقطة الإدراج إلى الموضع الذي نريد الاستبدال فيه .
ولكن قبل الانتقال إلى الخلية ESC يتم التراجع عن أي استبدال أو إدخال أو تحرير بضغط مفتاح
ااورة .
عمليات سريعة في البحث والتصفية والفرز
• خاصية البحث : تعتبر خاصية البحث مفيدة في العثور على سجل معين في قاعدة البيانات ، أما إذا كنت
ترغب في البحث عن عدد من السجلات في وقت واحد فإن أمر بحث يعتبر غير عملي لذلك لأنه يبحث
بعد فتح صفحة . Filter عن سجل واحد فقط والطريقة الأفضل استخدام عامل التصفية
فيظهر مربع حوار البحث والذي Ctrl + F البيانات ، من قائمة تحرير نختار بحث أو نضغط مفتاحي
من خلاله نحدد نوع البحث المطلوب كما في الشكل :
• خاصية الاستبدال : تشبه خاصة البحث إلى حد كبير فهي تبحث عن نص ما مع إمكانية استبداله بنص
Ctrl + H آخر نحدده ، من قائمة تحرير نختار استبدال أو ضغط مفتاحي
حيث ندخل في الحقل الأول القيمة المراد البحث عنها وفي الحقل الثاني القيمة المراد الاستبدال ا يمكن
البحث عن المطلوب و بالضغط على زر استبدال ، فيقوم باستبدال المطلوب أما استبدال الكل فيقوم
بإيجاد كافة القيم الموجودة بالملف و استبدالها كلها ، وفي كلا الخاصيتين وفي حال وجوده بأكثر من
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
موضع يفاعل لدينا رز البحث عن التالي و عند ضغطه يبحث عن وجوده في موضع آخر وهكذا إلا أن
ينهي الملف أو صفحة البيانات بالكامل والفائدة : من هذه العملية سهولة البحث عن القيم المطلوبة
وكشف الأخطاء الكتابية وتصحيحها ، بد ً لا من تدقيقها بواسطة القراءة العادية .
فرز البيانات :
نحتاج في بعض الأحيان إلى أن نقوم بترتيب البيانات إما تصاعديًا أو تنازليًا وللقيام بذلك من قائمة سجلات ، الأمر
فرز تصاعدي أو تنازلي أو من شرط الأدوات أحد الخيارين التاليين :
تصفية البيانات : في كثير من الأحيان لا نحتاج إلى استعراض كافة السجلات ، بحيث نريد البعض منها فنقوم بعملة
تصفية لتقليل السجلات وفقًا لشروط معينة وبصورة مؤقتة ، توجد عدة للتصفية :
١. تصفية حسب التحديد .
٢. تصفية حسب النموذج .
٣. تصفية مع استبعاد التحديد .
٤. عامل التصفية /فرز متقدم .
تصفية حسب التحديد :
أسهل طرق التصفية ، ولكن قبل استخدام هذا النوع من التصفية يجب أن نحدد القيمة التي سيتم التصفية على
أساسها فمثلا عندما نريد عرض سجلات الموظفون الشركة المهندسين نضع نقطة الإدراج داخل خلية تحوي كلمة
مهندس ، ونطبق عامل التصفية فنحصل على كافة الموظفون بصفة مهندس ولتطبيق عامل التصفية هناك طريقتان إما
من قائمة سجلات ، تصفية ، تصفية حسب التحديد
أو من شريط الأدوات الشكل التالي :
فيظهر لدينا الشكل التالي للجدول بعد تطبيق عامل التصفية :
كما يمكننا إجراء عامل التصفية بالنسبة للسجلات التي لا تحوي قيمة محددة ، بعد اختيار القيمة نختار تصفية
مع استبعاد التحديد من قائمة سجلات خيار تصفية .
تصفية حسب النموذج :
تعتبر هذه الطريقة أكثر فعالية ، يمكننا التصفية بأكثر من معيار بنفس الوقت كما يمكن استخدام المعامل " أو " في
عملية التصفية لعمل ذلك نتبع الخطوات الآتية :
١ - نختار الأمر تصفية حسب النموذج من قائمة سجلات أو من شريط الأدوات .
٢ – يظهر نموذج يشبه صفحة بيانات خالية تحتوي سجل واحد .
٣ – ندخل البيانات المراد التصفية على أساسها .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
٤ – في حال استخدام أكثر من معامل ، نختر من علامة التبويب " أو " في أسفل نافذة التصفية ثم ندخل المعيار
الجديد .
٥ – بعد إدخال المعايير المطلوبة نختر تطبيق عامل التصفية
بعد الاطلاع على السجلات انقر زر إزالة عامل التصفية .
ماذا نعني بربط الجداول؟
ربط الجداول يعني إنشاء علاقة ارتباط دائمة بين جدولين أو أكثر، ويكون نتيجتها استخراج بيانات من كلا
الجدولين وإظهارها في نماذج أو تقارير أو استعلامات.
يعتبر ربط الجداول أمر ضروري لان التصميم الجيد لقاعدة البيانات يتطلب منك أن تنشئ جداول صغيرة يشتمل
كلا منها على بيانات ذات طبيعة واحدة.
أنواع العلاقات:
يمكن ربط جدولين إذا كان كليهما يشتمل على حقل أو أكثر لهما نفس البيانات، وعادة تسمى الحقول في كلا
الجدولين بنفس الاسم.
علاقة رأس بأطراف :
وهي الأكثر استخداما، وتعني أن السجل الواحد في جدول البيانات الرئيسي يقابله أكثر من سجل في الجدول
الآخر المرتبط به .
علاقة رأس برأس :
هذا النوع أقل استخداما من النوع السابق، وفيه كل سجل في الجدول الرئيسي يقابله سجل واحد في الجدول
المرتبط به.
علاقة أطراف بأطراف :
هذا النوع نادر الاستخدام، وفيه يقابل كل سجل من الجدول الرئيسي عدة سجلات في الجدول المرتبط به،
والعكس حيث يقابل كل سجل في الجدول المرتبط عدة سجلات في الجدول الرئيسي.
هذا النوع من العلاقات معقد، لذا يجب ربط الجدولين بأسلوب غير مباشر وذلك بإنشاء جدول ثالث يعمل على
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
تجزئة هذه العلاقة إلى علاقتين من النوع رأس بأطراف، وفي هذه الحالة يكون المفتاح الرئيسي للجدول الجديد
مكون من المفتاحين الأساسيين للجدولين الآخرين .
وفي توضيح لمفهوم العلاقات نقوم بإنشاء قاعدة بيانات تحوي على ثلاث جداول مرتبطة مع بعضها كالتالي :
تشتمل قاعدة البيانات على ثلاث جداول: الطلاب ، الدرجات ، المواد
الأول: لإدخال بيانات الطلاب وسنسميه بالاسم الطلاب ، ويشتمل على الحقول الموضحة بالصورة:
مع ملاحظة أن حقل "رقم الطالب" يتم تعيينه كمفتاح أساسي للجدول وذلك بالوقوف عند هذا الحقل ثم الضغط
على أيقونة المفتاح الأساسي من شريط الأدوات القياسي أو عن طريق اختياره من قائمة تحرير تحرير أو نقرة يمينية
على ذلك الحقل ثم الأمر مفتاح أساسي .
الثاني: لإدخال بيانات المواد التي يدرسها الطلاب وسنسميه بالاسم المواد ، ويشتمل على الحقول الموضحة
بالصورة:
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
مع ملاحظة أن حقل "رقم المادة" يتم تعيينه كمفتاح أساسي للجدول وذلك بالوقوف عند هذا الحقل ثم الضغط
على أيقونته من شريط الأدوات القياسي أو عن طريق اختياره من قائمة تحرير .
الثالث: لإدخال الدرجات التي حصل عليها الطلاب في هذه المواد وسنعطيه الاسم الدرجات ، ويشتمل على
الحقول الموضحة بالصورة:
ملاحظة : عند حفظ هذا الجدول سيظهر لنا مربع الحوار التالي :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
والتي مفادها باختصار أن هذا الجدول لم يتم تعيين مفتاح أساسي له بالرغم من أنه يستحسن ذلك، فهل ترغب
بوضع مفتاح أساسي له؟
سنختار لا حيث لا نحتاج لمفتاح أساسي لهذا الجدول، وسيتم ربط هذا الجدول بالجدولين السابقين عن طريق
الحقلين : رقم_الطالب ، رقم_المادة
وبذلك فإننا نعتبر المفتاح الأساسي لهذا الحقل مفتاح مركب من كلا الحقلين السابقين.
وبعد أن نقوم بإدخال البيانات في الجداول السابقة ، بذلك نكون قد انتهينا من إنشاء قاعدة البيانات .
- الآن سوف نقوم بشرح مفهوم العلاقات على هذه الجداول وطريقة ربطها مع بعضها كالتالي :
نقوم بفتح قاعدة البيانات السابقة ومن ثم نختار من قائمة أدوات علاقات أو من شرط الأدوات القياسي نختار الرمز
التالي :
أو بضغط نقرة يمينية على نافذة العمل واختيار الأمر علاقات كما في الشكل :
بعد ذلك تظهر لدينا نافذة العلاقات و مربع حوار إظهار الجداول بداخله جميع الجداول المنشأة ضمن القاعدة
ونقوم باختيار الجدول ثم نضغط إضافة أو نقرة مزدوجة عليه فيقوم البرنامج بإضافته إلى نافذة العلاقات ، وهكذا
نقوم بإضافة الجداول الثلاث كما في الشكل :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
- يعتبر جدول الطلاب هو الجدول الأساسي، بينما جدول الدرجات هو الجدول التابع .
- يعتبر حقل "رقم الطالب " مفتاح أساسي في جدول الطلاب بينما يعتبر الحقل "رقم الطالب" مفتاح أجنبي في
جدول الدرجات .
إذن نستطيع إنشاء علاقة الارتباط رأس بأطراف بين الجدولين عن طريق ضغط و سحب الحقل "رقم الطالب" من
جدول الطلاب وإسقاطه فوق الحقل "رقم الطالب" في جدول الدرجات وسوف تظهر لك مباشرة النافذة التالية :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
نلاحظ أنه في أسفل المربع الحواري يحدد البرنامج نوع العلاقة بين الجدولين . ♦
إن زر إنشاء يقوم بإنشاء هذه العلاقة ، وزر إلغاء الأمر يقوم بإلغاء العلاقة . ♦
زر نوع الربط يعطنا خيارات أوسع للربط عند الاختيار يظهر الشكل التالي : ♦
وهي عبارة عن خصائص لطريقة عرض السجلات بعد إتمام عملية الربط .
زر إنشاء جديد : يقوم بإنشاء علاقة جدية وذلك عن طريق فتح مربع حوار يطالب فيه بتحديد الجداول ♦
المراد الربط بنها ومن ثم تحديد الأعمدة من كلا الجدولين .
نقوم باختيار فرض التكامل المرجعي وذلك لتفيل تتالي تحديث الحقول المرتبطة ، تتالي حذف السجلات ♦
المرتبطة وفائدة ذلك أنه عند تعديل أو حذف أحد الحقول فسيتم تحديث علاقة الارتباط تلقائيا بين
الجدولين .
بعد ذلك نضغط على زر إنشاء فتنشأ العلاقة بين جدول الطلاب وجدول الدرجات .
و لإنشاء العلاقة مابين جدول المواد وجدول الدرجات نقوم بإتباع الخطوات السابقة ذاا فينتج لدينا الشكل التالي
للعلاقات مابين الجداول الثلاثة :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
يمكنك الاختيار من الأوامر التالية في الشريط عندما يكون الإطار "علاقات" نش ً طا:
ضمن علامة التبويب تصميم، في اموعة أدوات:
تحرير علاقات يفتح مربع الحوار تحرير علاقات. عندما تحدد خط علاقة، يمكنك النقر فوق تحرير علاقات لتغيير
علاقة الجدول. كما يمكنك أي ضا النقر نقرا مزدو جا فوق خط العلاقة.
مسح التخطيط إزالة كافة الجداول والعلاقات من العرض في الإطار "علاقات". لاحظ أن هذا الأمر يخفي فقط
الجداول والعلاقات ― ولا يحذفها.
تقرير العلاقة ينشئ تقريرا يعرض الجداول والعلاقات في قاعدة البيانات. يعرض التقرير فقط الجداول والعلاقات
غير المخفية في الإطار "علاقات".
ضمن علامة التبويب تصميم، في اموعة علاقات:
إظهار جدول يفتح مربع الحوار إظهار جدول بحيث يمكنك تحديد الجداول والاستعلامات لعرض الإطار
"علاقات".
إخفاء الجدول يخفي الجدول المحدد في الإطار "علاقات".
العلاقات المباشرة يعرض كافة العلاقات والجداول المرتبطة في الإطار "علاقات"، إذا لم تكن معروضة بالفعل.
كافة العلاقات عرض كافة الجداول التي لها علاقات والجداول المرتبطة في قاعدة البيانات في الإطار "علاقات".
لاحظ أن الجداول المخفية (الجداول حيث خانة الاختيار مخفي في مربع الحوار خصائص للجدول تكون محددة)
والعلاقات الخاصة ا لا يتم إظهارها إذا لم تكن "إظهار الكائنات المخفية" محددة في مربع الحوار خيارات التنقل.
علاقة أطراف بأطراف :
لاحظ العلاقة بين جدول "الطلاب" وجدول "المواد". يمكن أن يكون للطالب أكثر من مادة. على الجانب الآخر،
يمكن أن يكون للمادة أكثر من طالب. ولذلك، قد يكون لكل سجل في جدول "المواد" عدة سجلات في جدول
"الطلاب" . وقد يكون أيضًا لكل سجل في جدول "الطلاب" عدة سجلات في جدول "المواد" . يسمى هذا النوع
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
من العلاقات علاقة أطراف بأطراف حيث يكون لأي طالب عدة مواد ؛ ويكون لأي مادة عدة طلاب . لاحظ أنه
من المهم التفكير في جانبي العلاقة، لاكتشاف علاقات الأطراف بالأطراف بين الجداول.
لتمثيل علاقة أطراف بأطراف، يجب إنشاء جدول ثالث يسمى جدول الوصل ، الذي يقسم علاقة أطراف بأطراف
إلى علاقتين رأس بأطراف. يتم إدراج المفتاح الأساسي من كلا الجدولين إلى الجدول الثالث. مما يؤدي إلى أن
يسجل الجدول الثالث كل تكرار، أو مثيل، في العلاقة . على سبيل المثال، هناك علاقة أطراف بأطراف بين
الجدولين " الطلاب " و " المواد " يتم تعريفها بإنشاء علاقتين رأس بأطراف مع جدول "تفاصيل المواد". يمكن أن
يكون لطالب واحد على العديد من المواد ، ويمكن أن يظهر كل مادة العديد من الطلاب .
علاقة رأس برأس :
في علاقة رأس برأس، يمكن أن يكون لكل سجل في الجدول الأول سجل واحد فقط مطابق في الجدول الثاني، وكل
سجل في الجدول الثاني يمكن أن يكون له سجل واحد فقط مطابق في الجدول الأول. هذه العلاقة غير شائعة، نظرا
لأنه في أغلب الأحوال يتم تخزين المعلومات المرتبطة ذه الطريقة في نفس الجدول. وقد تستخدم علاقة رأس برأس
لتقسيم جدول يحتوي على عدة حقول، أو لعزل جزء من جدول لأسباب أمنية، أو لتخزين معلومات يتم تطبيقها
على مجموعة فرعية من الجدول الأساسي. يجب عند تعريف مثل هذه العلاقة أن يشترك كلا الجدولين في حقل
مشترك .
على سبيل المثال كل موظف له حاسب وحيد وكل حاسب له موظف وحيد .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
إنشاء جدول باستخدام المعالج :
إن إنشاء الجداول باستخدام المعالج طرقة سريعة وسهلة ذلك لأن الجداول نماذج جاهزة نستطيع نضيف السجلات
والأعمدة حسب الحاجة ولعمل ذلك نختار إنشاء جدول باستخدام المعالج كما في الشكل :
عندئذٍ نختار نوع الجدول إما جدول عمل أو جدول شخصي وتحت كل منهما يندرج العديد من النماذج
نختار من نماذج الجداول النموذج الذي يوافق ما نريد العمل به مثل (العملاء ، الموظفون ، المنتجات ، طلبيات)
ثم ننتقل بعد ذلك إلى نماذج الحقول ونختار ما يناسبنا منها مثل (الاسم الأول ، الكنية ، اللقب ، العمل ) .
وعند اختيار كل حقل نضغط على الشكل ليتم نقلها إلى عمود الحقول في الجدول الجديد كما في الشكل
التالي :
بعد الانتهاء من اختيار الحقول نقوم بالضغط على زر التالي لنرى الشكل التالي :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
نلاحظ في مربع النص أنه يمكن تغيير اسم الجدول الجديد وأيضًا يعطنا خياران لاستخدام المفتاح الأساسي
إما بأن يقوم المعالج بتعينه بشكل تلقائي أو أن يقوم المستخدم بوضعه يدويًا
ومن ثم نضغط التالي ليظهر الشكل :
من خلال هذه النافذة نقوم بتحديد فيما إذا كان الجدول الجديد مرتبط مع الجداول الأخرى أم لا وفي حال كان
هناك حقو ً لا متطابقة في الجداول يقوم المعالج بإنشاء علاقات فيما بينها وهذه العلاقات سنبينها لاحقًا
ومن ثم نضغط زر التالي :
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
في هذه النافذة يمكننا إما اختيار الخيار تعديل وذلك لتعديل التصميم كما ذكنا سابقًا إنشاء جدول بطريقة عرض
التصميم .
أو اختيار الخيار إدخال البيانات مباشرة في الجدول فيفتح لنا المعالج الجدول الجديد وذلك لتعبئة البيانات فيه .
أو الخيار الأخير وهو أن يقوم المعالج بإدخال البيانات في الجدول تلقائيًا عن طريق نموذج ينشئه .
بعد ذلك نقوم بالضغط على زر إاء ليصبح الجدول جاهزًا عن طريق المعالج :
إنشاء جدول بإدخال البيانات :
تعتبر هذه الطريقة سهلة وهي عبارة عن ورقة بيانات فارغة تحتوي على عدد محدد من الحقول
والسجلات يمكن الإضافة عليها سواءًا أعمدة أو صفوف والتحكم بتنسيقاا .
• فتح ورقة بيانات فارغة :
ورقة البيانات هي التمثيل المرئي للبيانات التي يحتويها أحد الجداول أو النتائج التي يرجعها استعلام.
ولكن مع اختلاف Microsoft Office Excel تشبه أوراق البيانات أوراق عمل 2003
بعض الوظائف في بعض الحالات. على سبيل المثال، يمكنك غالبا إضافة سجل واحد فقط لكل حقل
في ورقة البيانات، كما يجب غالبا إدخال نوع بيانات محدد في حقل معين، مثل قيم تاريخ ووقت
ونعم/لا. كما يمكن للحقل أيضًا أن يفرض حدودًا على حجم البيانات أو طولها، وهذا ما لا يحدث
بشكل افتراضي. على سبيل المثال يمكنك إدخال ٢٥٦ حرفًا في Office Excel في 2003
بعض حقول النص .
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
• ميزات جديدة في ورقة البيانات
على تبسيط مهمة إنشاء الجدول بإدخال البيانات. فيمكنك Office Access يعمل 2003
الآن فتح ورقة بيانات (جدول) فارغة وتنفيذ أغلب مهام التصميم التي كان يتعذر تنفيذها في السابق
إلا باستخدام مصمم الجداول. على سبيل المثال، بعد إنشاء ورقة بيانات جديدة، يمكنك تعيين نوع
البيانات لمعظم الحقول في الجدول الجديد عن طريق إدخالها يدويًا أو لصقها في حقل واحد أو أكثر.
نوع البيانات " تاريخ / Access على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال تاريخ في حقل فارغ، يعين
نوع البيانات " نص " على Access وقت " لهذا الحقل. وإذا أدخلت نصًا مثل الاسم، يطبق
الحقل ، وهكذا.
• يمكنك أيضًا تعيين أسماء الحقول أو تغييرها بدون حاجة لاستخدام مصمم الجداول، ويمكنك إضافة
حقول جديدة بواسطة إدخال نص في العمود الفارغ على الجانب الأيمن أو الأيسر للشبكة استنادًا
إلى إعدادات اللغة . بالإضافة إلى إمكانية استخدام أوامر عملية التنسيق غامق ومائل لإضافة
تنسيقات عرض الحقول ، وهي مهمة كان يجب تنفيذها سابقًا في مصمم الجداول.
يجعل مهمة إنشاء الجدول أسرع وأسهل، يجب Access • ملاحظة وأخ يرا، على الرغم من أن
أن تتوافق الجداول مع قواعد تصميم قاعدة البيانات.
• عملية فتح ورقة بيانات فارغة :
عند فتح ورقة بيانات فارغة ، أضف جدو ً لا جديدًا فارغًا إلى قاعدة البيانات . يتعذر عليك فتح
ورقة البيانات Access ورقة بيانات فارغة بدون إنشاء جدول جديد . وبمجرد أن يح مل
الجديدة، اتبع الخطوات التالية:
. Access يمكنك إدخال اسم لكل حقل ، أو يمكنك قبول الأسماء الافتراضية التي يوفرها
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
يمكنك إدخال البيانات في الحقول يدويًا أو لصقها. لم تعد هناك حاجة لتعيين نوع بيانات لكل حقل
يعين نوع البيانات مستندًا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدخالها . على سبيل Access ، نظرا لأن
هذا الحقل إلى نوع البيانات Access المثال، إذا أدخلت ا سما في أول حقل في الجدول الجديد، يعين
الحقل إلى نوع البيانات " تاريخ/وقت Access " نص ". وإذا أدخلت تاريخًا في الحقل التالي يعين
. "
ملاحظة يتعذر تعيين بعض أنواع البيانات لحقل عن طريق لصق البيانات فقط . على سبيل
عن طريق لصق ملف إلى حقل " OLE المثال، يتعذر تعيين نوع البيانات " مرفق " أو " كائن
فارغ .
Access إذا أردت تغيير نوع البيانات المعينة لأحد الحقول يمكنك استخدام الأدوات التي يوفرها
بطريقة عرض التصميم .
كيفية تأثير قواعد التصميم على أوراق البيانات .
عند فتح ورقة بيانات وبدء تعبئتها تذكر أن قواعد البيانات الارتباطية تلتزم بمجموعة من قواعد
التصميم ، ويجب إتباع قواعد التصميم هذه عند إنشاء ورقة البيانات . تم ّ كن هذه القواعد قواعد
البيانات من إتمام وظائفها بطريقة ملائمة، كما تساعد في ضمان إرجاع البيانات الصحيحة من
قاعدة البيانات .
Access مفتاح أساسي إلى ورقة البيانات الجديدة ،إذ أنه ينشئ Access يضيف 2003
2003 حقل مفتاح أساسي باسم " رقم _معرف " لكافة أوراق البيانات الجديدة، ويعين نوع
البيانات للحقل إلى " ترقيم تلقائي " .
وهكذا نكون قد أينا الكائن الأول من كائنات أكسس و سوف ننتقل إلى الكائن الثاني وهو الاستعلامات
Microsoft Access ت 2003 ا
ا م إدارة
Queries الاستعلامات
- تكمن القوة الحقيقية لقواعد البيانات في أا توفر البيانات التي يحتاجها المستخدم في الوقت الذي يريده
وبالشكل الذي يحتاجه.
- تعريف:
الاستعلام: هو تطبيق معايير بحث على بيانات الجداول ثم استعراض سجلات البيانات التي تتطابق مع المعايير أو
الشروط المحددة.
- مثال:
لو أردت إظهار جميع الموظفين الذين تتجاوز أعمارهم حد التقاعد( ٦٠ عام )فإن الاستعلامات توفر هذه
العملية دون اللجوء إلى فتح جدول الموظفين و أعما
عدل سابقا من قبل المدير العام في الخميس 31 يناير - 17:05 عدل 1 مرات | |
|
المدير العام
عدد الرسائل : 6594
السٌّمعَة : 7
نقاط : 6350
تاريخ التسجيل : 25/01/2007
| | موضوع: رد: أكسيس 2003 كل شىء الخميس 10 يناير - 17:23 | |
| | |
|
التسجيل 
دخول 
